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Office 365 SharePoint

SharePoint Onlineの外部共有設定

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SharePoint Onlineで、フォルダやファイルの外部共有を設定する方法です。セキュリティにかかわるので、慎重に行きましょう。当然、管理者権限のあるユーザーでOffice 365にログインしてください。

1.SharePoint管理センター の設定

最初のハマりどころは、SharePoint管理センターで、全体の共有設定を行う点です。これを行わずにサイトコレクションの設定や、各サイトの設定を行っても共有できません。

「組織外の共有」を選択します。上から順にセキュリティ要件が厳しくなっています。

「組織のディレクトリに既に存在する外部ユーザーとの共有のみ許可する」
これは、別途ユーザー登録をしないと、アクセスできない設定です。

「ユーザーに認証済み外部ユーザーの招待および共有を許可する」
これは、各ユーザーが外部ユーザーを任意に招待できる状態で、少し危なっかしい感じがします。ただし、下部の「追加設定」で、ドメイン制限をかけることで、いくらかバランスの取れた設定になると思います。

「・・・匿名アクセスリンクの使用を許可する」
これはビジネスユースでは、恐ろしくてチェックを入れられないと思います。

2.サイトコレクションの設定

SharePointの罠はこれで終わりません。なんで同じような設定をあちらこちらですることになるのか・・・・。権限分掌のことを考えた作りなんでしょうけどね。次は、サイトコレクションの設定をしなくてはいけません。

共有する予定のサイトコレクションにチェックを入れて、「共有」を押してください。

管理センターの設定とほぼ同じです。要は、管理センターの共有設定を最大限として、ここでサイトコレクション毎に共有設定を厳しくする方向で調整が可能です。管理センター設定以上(例では、匿名アクセスリンクが使用できなくなっています)のアクセス許可はできません。

ここまでやれば、共有準備完了です。

3.サイトで共有

共有したいフォルダやファイルを「共有」しようとすると、上記のようなポップアップが表示されます。デフォルトの共有設定はサイトコレクションの設定により異なります。

今回、匿名リンクは禁止しているので、「リンクを知っているすべてのユーザー」は選択できません。

「既存アクセス権を持つユーザー」は、上述の「組織のディレクトリに既に存在する外部ユーザー 」に相当します。「特定のユーザー」は、 「ユーザーに認証済み外部ユーザーの招待および共有を許可」されたユーザーですね。

この辺の用語の統一ができていないのがなんとも・・・・

「適用 」を押したら、設定が反映されます。

-Office 365, SharePoint

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